Schulverwaltung

Wer kennt es nicht, das mühsame Übertragen der Stunden aus den Klassenbüchern, oder das ewige Ausradieren der Stundenplanung, weil sich mal wieder etwas verschiebt. Eigentlich sollte man denken, dass diese Tätigkeiten schon lange Geschichte sind. Teilweise sind Ansätze von digitaler Schulverwaltung vorhanden, doch werden sie häufig als Doppelarbeit genutzt. Eine komplette Umstellung fällt, zumindest unserer Schule sehr schwer. Neuerungen besonders auf technischer Seite werden häufig mit Skepsis betrachtet. Einige Kollegen haben Angst etwas falsch zu machen oder nicht mithalten zu können. Ich habe mich immer dafür ausgesprochen, ein Schulverwaltungssystem einzuführen, dass neben der Stundenplanung und Dozentenplanung auch die Raumverwaltung beinhaltet. In Teilen ist dies auch gelungen, aber eben nur in Teilen. Da wir bisher mit unserem Intranet erfolgreich daran arbeiten unsere Unterrichtsinhalte für alle Kollegen zugänglich zu machen und auch aus dem Klassenraum darauf zugreifen können, waren und sind die Kollegen fürs erste damit zu frieden. Doch besonders die Stundenplanung und die Raumplanung finden noch immer auf dem Papier statt und erschweren die administrative Arbeit.

Es gibt verschiedene Verwaltungs- und Organisationsprogramme, die zur Nutzung angeboten werden. Eine, in den Schulen für Gesundheitsberufe, weit verbreitete Software ist easysoft. Diese gibt die Möglichkeit alle Organisations- und Verwaltungsaufgaben in einer Software unterzubringen.

Im Folgenden möchte ich mein Kollegium von der Anwendung und Umsetzung in unserer Schule informieren:

Liebes Kollegium,

wie ihr bereits in der Ankündigung zur heutigen Konferenz erfahren habt, möchte ich euch heute über das Schulverwaltungssystem easysoft informieren. Wir haben uns von Seiten der Schulleitung überlegt, diese Software bei uns zu implementieren, um künftige administrative Aufgaben digital erledigen zu können. Dazu möchte ich euch nahebringen, welche Vorteile die Einführung für uns mit sich bringen würde.

• Die Raumplanung könnte zeiteffizient und ressourcenschonend erfolgen, da jeder Zugriff auf die Raumplanung hat und somit die Räume je nach Kapazität und Unterrichtsvorhaben buchen kann
• Ebenso können die Medien und Materialien gebucht werden (Smartboards, mobile Beamer, OHP, Stellwände, Moderationskoffer,...)
• Die Stundenpläne werden zentral für alle einsichtbar und Vertretungsunterrichte können schnell geplant werden, da direkt deutlich wird, welcher Dozent zur Zeit keinen Unterricht oder praktische Prüfungen hat und einspringen kann
• Die Stundenpläne können in digitaler Form auf unserer Homepage für die Lernenden zur Verfügung gestellt werden
• Die Jahresplanungen für die jeweiligen Kurse werden hinterlegt.
• Die Stundenerfassung für die jeweiligen Lerneinheiten werden automatisch zusammengerechnet. Eine zusätzliche Übertragung aus dem Klassenbuch ist nicht notwendig. Änderungen werden eingetragen, die Stunden werden automatisch addiert
• Die Praxiseinsätze können zentral für alle eingesehen und geändert werden. Eine langfristige 3- Jahresplanung durch die Umsetzung von Ausbildungspfade sind möglich
• Schülerdaten sind einsehbar und Änderungen können direkt vorgenommen werden
• Die Bewerberdaten können eingesehen werden; die Online- Bewerbung wird vereinfacht
  
• Leistungsnachweise können erstellt werden
• Dokumentation von Krankheits- und Urlaubstagen der Lernenden, ebenso die Übersicht über die Fehlstunden in Bezug auf die Zulassung zum Examen
• Eintragung über die Bücherausleihe aus der Bibliothek
• Mobiler Zugang mittels App

Übertragungs- und Planungsfehler können somit vermieden werden, wodurch die Qualität der Bildungsangebote gesteigert wird. Aber natürlich müssen auch einige Voraussetzung geschaffen werden, um diese Implementierung reibungslos durchführen zu können. Der Krankenhausträger hat das entsprechende Buget für uns bereit gestellt, so dass die finanzielle Zusage vorhanden ist. Eine weitere sehr wichtige, wenn nicht sogar wichtigste Voraussetzung ist eure Bereitschaft, die Neuerungen mitzutragen. Eine Neuerung bedeutet auch immer erst Unordnung und Ungewissheit, aber ich hoffe dass wir euch in diesem Sturm genügend Unterstützung geben. Die Firma easysoft wird uns während des Prozesses begleiten und unsere individuellen Wünsche umsetzen. So muss beispielsweise geklärt werden, inwieweit unser Intranet integriert werden kann.

Die Einführung könnte folgendermaßen gestaltet sein:

• Bedarfsanalyse durch Easysoft bzgl. der Lehrer und bzgl. der Anpassungsmöglichkeiten/ individuellen Wünsche
• Hausinterne Schulungen durch die Firma
• Implementierung und Umstellung durch die Firma
• Eprobungsphase der Lehrer
• erneute Bedarfsanalyse der Lehrer durch Schulleitung während der Teamsitzung
• erneute Schulungsmöglichkeiten durch die Firma
• Umsetzung des neuen Schulverwaltungssystems
• Prozess-, Struktur-, Ergebnisevaluation

Die Einführung darf jedoch nicht als lineare Struktur gesehen werden, da es einen Prozess darstellt, der nach der Evalutation erneut Änderungen mit sich bringen wird. Ich bin gespannt welche Fragen ihr nun bezüglich der Einführung und Umsetzung habt. Auch wir möchten bis zur Einführung noch einige Aspekte berücksichtigen, so dass wir auf eure Mitarbeit angewiesen sind, uns diese zurückzumelden.

Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit!